Ο οργανωτής συνεδρίων ασχολείται με την οργάνωση και την πραγματοποίηση συνεδρίων, εκθέσεων και εκδηλώσεων, που διοργανώνουν επιστημονικοί, κοινωνικοί, συνδικαλιστικοί, επαγγελματικοί σύλλογοι, ή άλλοι φορείς και ομάδες και γενικά είναι ο υπεύθυνος για όλα τα στάδια προετοιμασίας ενός συνεδρίου, έκθεσης ή εκδήλωσης, φροντίζοντας για την άρτια οργάνωση και πραγματοποίησή του. Συγκεκριμένα έρχεται σε επαφή με το φορέα που οργανώνει το συνέδριο- έκθεση- εκδήλωση, για να αποσαφηνιστούν οι στόχοι και ο τρόπος πραγματοποίησης του συνεδρίου, καταρτίζει το προσχέδιο οργάνωσης του συνεδρίου- έκθεσης-εκδήλωσης και το παρουσιάζει μαζί με τα οικονομικά στοιχεία στον ενδιαφερόμενο για την τελική έγκριση. Επίσης, διαμορφώνει μαζί με τους υπεύθυνους του φορέα το τελικό πρόγραμμα, αναλαμβάνει τη διαφημιστική εκστρατεία για την προβολή του συνεδρίου- έκθεσης- εκδήλωσης με καταχωρήσεις στον ημερήσιο και περιοδικό τύπο, επιστολές, προσκλήσεις, φροντίζει για το χώρο διεξαγωγής του συνεδρίου, καταρτίζει τον κατάλογο με τα υλικά που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν, ενεργεί για την προμηθειά τους και επιμελείται για την τοποθέτηση τους (αφίσες, πανό κλπ) ή τη διανομή τους (διαφημιστικά έντυπα, προγράμματα κλπ), την τοποθέτησή τους στο χώρο του συνεδρίου κ.λπ. Μεταξύ των επαγγελματικών του καθηκόντων είναι οι συμφωνίες για τις μικροφωνικές εγκαταστάσεις και εξυπηρετήσεις των συνέδρων, η παραλαβή των δελτίων συμμετοχής των ατόμων που θέλουν να παρακολουθήσουν το συνέδριο την έκθεση ή την εκδήλωση, η διαμονή των συνέδρων σε ξενοδοχεία και η ψυχαγωγία τους (εκδρομές, επισκέψεις σε αρχαιολογικούς χώρους), εφόσον αυτό προβλέπεται από τον προϋπολογισμό τού συνεδρίου. Ο οργανωτής συνεδρίων προσλαμβάνει μεταφραστές, αν το συνέδριο διεξάγεται σε διάφορες γλώσσες και παρίσταται σε όλη τη διάρκεια του συνεδρίου, ώστε να επιβλέπει την πορεία των εργασιών και να εποπτεύει για την πρόληψη πιθανών λαθών ή ελλείψεων. Τέλος, αναλαμβάνει, εφόσον υπάρχει συμφωνία, τη συγκέντρωση, την απομαγνητοφώνηση και δημοσίευση των πρακτικών τού συνεδρίου. Απαραίτητα μέσα για τον οργανωτή συνεδρίων είναι ο ηλεκτρονικός υπολογιστής, τηλέφωνα, fax, φωτοτυπικό μηχάνημα και εξοπλισμός γραφείου.