Ο υπεύθυνος υποδοχής και φιλοξενίας έχει την ευθύνη της επικοινωνίας με τους πελάτες τουριστικών καταλυμάτων, από την άφιξη μέχρι και την αναχώρησή τους. Συγκεκριμένα, εξυπηρετεί τις ανάγκες των πελατών και παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες τουριστικού, πολιτιστικού και πρακτικού χαρακτήρα καθώς και για τις δυνατότητες ενασχόλησης με δραστηριότητες αναψυχής. Έχει την ευθύνη για την υποδοχή των πελατών, την εξυπηρέτησή τους, την ποιότητα της φιλοξενίας και την οργάνωση της αναχώρησής τους.
Λαμβάνει μέτρα για την ασφάλεια των πελατών και των προσωπικών τους αντικειμένων. Διευκολύνει τις συναλλαγές τους σε συνάλλαγμα και την πρόσβαση τους στα διαθέσιμα μέσα επικοινωνίας (τηλέφωνο, παραδοσιακό ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κ.λπ).
Διαχειρίζεται τους φακέλους των πελατών και ενημερώνει τον κατάλογο των παρεχόμενων υπηρεσιών για την έκδοση τιμολογίων. Λαμβάνει μέριμνα για την έκδοση του λογαριασμού σύμφωνα με τους συμφωνηθέντες όρους και συνθήκες.
Συνεργάζεται με τα άλλα τμήματα της τουριστικής επιχείρησης και ενεργεί για την ανανέωση και την προμήθεια των αποθεμάτων σε προϊόντα υποδοχής και εξοπλισμού φιλοξενίας κ.ά.